Prozesse, die im Betrieb funktionieren

Warum Prozesse im FM entscheidend sind?

Im Facility Management entscheidet der Betrieb über Qualität, Kosten und Nutzerzufriedenheit. Prozesse sind dabei kein Selbstzweck, sondern das verbindende Element zwischen Strategie, Organisation, Dienstleistern und Technik. Gut aufgesetzte FM-Prozesse schaffen klare Verantwortlichkeiten, transparente Abläufe, verlässliche Steuerung im Alltag und Automatisierungs- und Digitalisierungsmöglichkeiten.

Schlecht aufgesetzte Prozesse erzeugen Reibung, Intransparenz, doppelte Arbeit und unnötige Kosten.

Unser Ansatz

Vom Betrieb aus gedacht

Wir starten im realen Betrieb. Auf Basis unseres bewährten FM-Prozessnetzwerks, entwickelt und geschärft in mehr als 30 Jahren Projektpraxis, analysieren wir bestehende Abläufe, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten. Darauf aufbauend modellieren wir End-to-End-Prozesse, die zu Ihrer Organisation passen, operativ leistbar sind und sich digital unterstützen lassen.

Standardisierung dort, wo sie hilft. Individualisierung dort, wo sie notwendig ist.

Typische Prozesse

Diese umfassen u. a.:

Technisches FM
Wartung, Instandhaltung, Störungsmanagement, Betreiberpflichten und rechtliche Sicherheit, Asset Management und Modernisierung
Infrastrukturelles Gebäudemanagement
Reinigung und Hygiene-Dienste, Sicherheit und Wachschutz, Entsorgung und Abfallmanagement, Winterdienste und Außenpflege, Nutzeranliegen (HelpDesk, Service-Desk)
Kaufmännische und unterstützende Prozesse
Dokumentation und Rechnungsprüfung, Controlling und Reporting, Leistungsnachweise, Verbrauchsdatenerfassung für Betriebskostenabrechnungen
Flächenmanagement
Flächenerfassung und -vermessung, Flächenpflege und -strukturierung, Belegung und Kostenverteilung
Schnittstellenmanagement
Steuerung von externen Dienstleistern, Koordination zwischen Auftraggebern und internen Teams, Verknüpfung von Systemen und Daten

Von der Theorie zur Praxis

Wir begleiten Sie von der ersten Idee bis zur reibungslosen Umsetzung

Klare Rollen: Wer macht was? Wir definieren Verantwortlichkeiten eindeutig
Starke Vergabe: wir unterstützen bei FM-Ausschreibungen und Vergabeverfahren
Systeme vorbereiten: wir machen Prozesse fit für für CAFM-, ERP- oder SAP
Klare Zahlen: Messbare Kennzahlen steuern Ihren Betrieb transparent

So läuft Ihr Betrieb effizient, sicher und auf Dauer erfolgreich!

FM-Ausschreibungen für den Betrieb von morgen

– die den heutigen Anforderungen gerecht werden,
– nicht nur vertraglich, sondern auch operativ und digital

Wir unterstützen Sie bei der Erstellung von FM-Ausschreibungen, die:

Digitalisierung und Schnittstellenmanagement berücksichtigen,
klar definieren, welche Prozesse in welchen Systemen abzubilden sind,
festlegen, wie Dienstleister den Betrieb systemseitig unterstützen sollen,
und eine wirksame Steuerung im laufenden Betrieb ermöglichen.

BEGIS verfügt über umfassende Erfahrung in FM- und CAFM-Ausschreibungen.

Wir denken Betrieb, Prozesse und Systeme gemeinsam und legen bereits in der Ausschreibung die Grundlage für ein funktionierendes Zusammenspiel. Wir unterstützen bei der Auswahl, dem Onboarding und der Implementierung des für Sie passenden Dienstleisters.

Gerne entwickeln wir dieses Zusammenspiel gemeinsam mit Ihnen und Ihren Dienstleistern – praxisnah, systemisch und zukunftsfähig.

Health & Potential-Check

Standortbestimmung nach Maß

Organisationen verändern sich laufend – durch Wachstum, neue Anforderungen, Digitalisierung oder personelle Wechsel. Eine regelmäßige Standortbestimmung hilft zu erkennen, was gut funktioniert, wo erste Schwächen entstehen und wo nachgesteuert werden muss. Genau hier setzen wir mit dem Health- & Potential-Check an. Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir Ihre Organisationseinheit entlang sechs zentraler Handlungsfelder der operativen, taktischen und strategischen Excellenz.

Standortbestimmung schafft echten Mehrwert

Prozesse entfalten ihren Nutzen, wenn sie gelebt werden

Organisationen entwickeln sich schrittweise – Prozesse wachsen, Verantwortlichkeiten verschieben sich, Systeme werden ergänzt und Anforderungen steigen. Doch: wo stehen wir heute und ist das Zusammenspiel noch stimmig? Eine strukturierte Standortbestimmung sollte erfolgen, um operative oder finanzielle Probleme nicht entstehen zu lassen.

Strukturierte Standortbestimmung

Wo Prozesse effizient greifen und wo sie sich gegenseitig behindern
Ob Verantwortlichkeiten klar geregelt oder nur historisch gewachsen sind
Wie gut Organisation, Systeme und Dienstleister tatsächlich zusammenspielen
An welchen Stellen Transparenz, Steuerbarkeit oder Datenqualität fehlen

Gerade in Phasen von Wachstum, Reorganisation, Digitalisierung oder Personalwechseln schafft eine solche „Wasserstandskontrolle“ Klarheit.

Unsere Rolle

Wir sind Sparrings-Partner auf Augenhöhe

Fundierte Entscheidungen treffen, Steuerbarkeit erhöhen und die Leistungs- sowie Cashflow-Sicherheit Ihrer Organisation nachhaltig stärken. So entsteht eine belastbare Entscheidungsgrundlage, um Steuerbarkeit gezielt zu erhöhen, Risiken frühzeitig zu erkennen, und Leistungsfähigkeit nachhaltig zu stärken.

Die BEGIS-Lösung bietet Ihnen viele Mehrwerte:

Wir verstehen Betrieb und Strategie
Mit über 30 Jahren Erfahrung im Immobilien- und Facility Management verbinden wir strategische Ziele mit der operativen Realität im Alltag.
Wir bringen Ordnung in Komplexität
Wir strukturieren Prozesse, Daten und Systemlandschaften so, dass daraus belastbare und steuerbare Entscheidungsgrundlagen entstehen.
Wir denken Zukunft mit Blick auf den Betrieb
Digitalisierung, Nachhaltigkeit und Effizienz entwickeln wir vorausschauend – und immer so, dass sie im laufenden Betrieb tragfähig bleiben.
Wir wählen und implementieren Systeme mit Verantwortung
Bei Auswahl, Einführung und Modernisierung von CAFM-Systemen sichern wir strategische Einbindung, Prozesstreue, Mehrwerte und Umsetzbarkeit unabhängig von Herstellern und Einzellösungen.
Unsere Stärke liegt im Zusammenspiel
BEGIS vereint Fachexpertise aus Facility Management, Bau und IT – und denkt Lösungen konsequent über Disziplinen hinweg.

Jetzt Lösungsangebot einholen

Sechs Handlungsfelder

die Ihre Zukunftsfähigkeit sichern

Prozesse & Betrieb

End‑to‑End‑Sicht schafft Klarheit, Verantwortung und Transparenz

IT & Systeme (SAP, CAFM, ERP)

Prozessgeführte Systeme schaffen Integration und Akzeptanz

Datenaufnahme & Management

Strukturierte Daten bilden die Grundlage für Systeme, Prozesse und verlässliches Reporting

Digitalisierung & BIM

Digitalisierung auf Basis von klaren Prozessen und Strukturen

Nachhaltigkeit & ESG

Mess- und steuerbare Emissionen und CO2-Budgets

Risikominimierung

Systematische digitale Prävention schafft Sicherheit und Transparenz